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2013年8月 首頁 > 企業內刊

檔案工作讓我變沉穩

作者:寧波項目公司 竺麗芳

清楚地記得,進入萬達第一天,上級領導便對我囑咐了六個字:少說話、多做事。檔案管理員這份工作或許在很多人眼里無非就是別人給你資料,你收下,單調而乏味、不起眼。是的,起初我也這么認為,但在一年多的學習接觸過程中,我對它的認識卻在慢慢地發生改變。

真沒想到,做好檔案工作需要如此細致和耐心。一份文件從收集到最后利用一般需要經過四個階段:收集、檢查、整理、歸檔。這四個階段看似簡單,實則細節重重、困難多多。

比如,別人交來一份文件,首先需要有專業知識檢查這份資料是否完整,內容是否齊全;其次,要根據集團制度要求,將該掃描的文件進行掃描,并錄入檔案系統,對應的實體文件則需打上頁碼,敲上檔號章,并進行裝訂、裝盒,最后入庫,才算是真正歸檔。要做好檔案工作,實則學問多多,一年多的工作經歷讓我體會到,檔案從業人員至少需具備三顆心和一把刀:責任心、耐心、恒心以及專業知識。記得前任檔案管理員徐霖在與我做工作交接的時候,她將公司檔案室歸檔的每一份文件都一五一十地交待了一遍,并且讓我親手清點核實數目,她認真負責的工作態度不禁讓我產生了敬佩之情,同時,她語重心長地囑咐我一定要在平時多做功課,否則到最后工作積壓會很累。當時我也認認真真地聽了,但說實話在內心深處,也只是淺淺地對檔案管理有了初步的認知。直至在后來的日常工作中,我發現,時常會遇到公司同事或是商管等兄弟公司同事問我們要資料的情況,慢慢地我意識到原來這些資料對他們有如此重要的意義,如果沒有辦法找到,就將導致一件事情無法成功辦理,甚至在經濟上也會造成一定損失。

于是,我爭取在平時做一個有心人,遇到不懂的就問身邊的人,或是兄弟公司資深的檔案管理員、集團的檔案經理等,慢慢地充實自己。同時,由于通常業務部門較為忙碌,對檔案整理時間有限,我也會配合一起整理。在這個過程中,我意識到:只有自己親手整理過資料,才能真正掌握歸檔方法。

除此之外,我試著通過學習集團檔案管理制度,了解檔案的各項分類和整理要求,并按照制度建立檔案分類,使得資料能分門別類有序歸檔。不得不承認,這項工作對我來說是一項挑戰,需要有絕對的馬拉松精神。在萬達工作的這段時間,經歷過鄞州影城改造、外立面改造等項目的檔案移交工作,也經歷了2012年度檔案考核,回頭看看,驀然發現在不知不覺中,我漸漸地沉穩下來了,同時也覺知,做檔案工作需要自己鉆研進去才能有所收獲。

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